Het kiezen van een goede vergaderlocatie is een zeer belangrijke beslissing. Vooral als je een bedrijf of organisatie bent die van het evenement een succes wil maken en hoopt op het maken van indruk. Rekening houden met alle noodzakelijke overwegingen kan een lastige taak zijn, maar het hoeft geen onmogelijke te zijn. In dit blog zijn de belangrijkste elementen van een goede vergaderlocatie opgesplitst in vier hanteerbare gebieden.

Locatie

Als er één ding is waar je over moet nadenken vóór al het andere, is het locatie, locatie, locatie. Waar je vergaderlocatie zich precies bevindt, beïnvloedt alles. Van reis en verblijf tot uitgaven en aanwezigheid. Een goede locatie voor een effectieve en succesvolle vergaderlocatie is bijvoorbeeld een groot stadscentrum. Vaak bevinden zich er bekende zakelijke hotspots met veel aantrekkelijke kenmerken voor reizigers en goede vervoersverbindingen.

Je doelen faciliteren

De locatie is echter niet het enige wat telt. Want een grote locatie in een topstad is geen garantie voor succes van je vergadering. Een goed gelegen locatie zonder goede faciliteiten is niet meer dan dat – een locatie, en niets anders. Een lege huls. Zoek naar een locatie die je deelnemers een onvergetelijke reis bezorgt vanaf het moment dat ze door de deur stappen tot het moment dat ze de avond afsluiten. Mogelijke voorzieningen zijn bars, restaurants, toiletten, ontspanningsruimtenen nog veel meer. Je moet ook rekening houden met accommodatie, aangezien sommige conferentielocaties compleet zijn met hotel- en woonvoorzieningen, wat aantrekkelijk is voor deelnemers omdat het hen zowel tijd als geld kan besparen.

Ruimteaanbod

Alle soorten zakenmensen willen niet één grote, koude zaal en verder niets. Als je een mix wilt tijdens je conferentie, kijk dan uit naar locaties die een verscheidenheid aan verschillende ruimtes kunnen bieden. Vergaderzalen, conferentiezalen, screeningruimtes, netwerkzalen en intieme ruimtes zijn slechts een paar van de opties die je de aanwezigen kunt bieden als je de juiste conferentielocatie kiest. Dit zorgt voor een reeks van verschillende netwerk- en zakelijke mogelijkheden. Het alternatief is niet zo vruchtbaar. Waarom zou je jezelf beperken?

Echte waarde voor je geld

Dit is moeilijk te meten, maar niettemin belangrijk. Om te beoordelen of je locatie je echt waar voor je geld geeft, moet je jezelf een paar vragen stellen. Ten eerste, levert het op de bovenstaande punten? Zo ja, dan is de volgende vraag of je de prijs in verhouding vindt met wat je waarschijnlijk zult krijgen. Kun je elders hetzelfde krijgen voor minder, zodat je meer budget overhoudt om de vergadering nog beter te maken? Of is het een koopje als je kijkt naar het totaalplaatje en wat je koopt? Dit zijn geen gemakkelijke vragen, maar je zult er veel beter uitkomen als je ze jezelf stelt.